Online-Shopping im Stahlwerk

Der Einkauf von Betriebsausrüstungsbedarf, vielfach aufgrund des Wertes auch als C-Teile eingestuft, sowie von Betriebshilfsstoffen verursachte bei Kunden bisher enorme Kosten. Prozesskosten von fast 100 Euro wurden für einfachste Bestellvorgänge ermittelt, auch wenn der Wert der Artikel nur wenige Euro betrug.

Synergie-Potenziale nutzen

In Kooperation der Piel GmbH Soest, der Sympex Hydraulik GmbH und der Firma EKO Stahl, die zur Optimierung ihrer Prozesse das Beratungshaus Arthur Anderson eingeschaltet hatte, wurde die Idee geboren, einen elektronischen Einkaufsmarktplatz zu schaffen. Mit diesem Marktplatz sollte das Ziel verknüpft werden, die Beschaffungsprozesse zu straffen, die Kosten zu senken und die Lieferbereitstellung der Artikel zu erhöhen bzw. zu sichern. Die Mitarbeiter des Unternehmens sollten fortan die Bestellungen der DIN- und Normteile selbst ausführen und auf diese Weise den Einkauf von Routine-Aufgaben entlasten. Eine weitere Anforderung war, neben dem kompletten Beschaffungswesen auch die gesamte Fulfilment-Logistik in eine Hand zu geben, um weitere Synergie-Potenziale zu nutzen.

Mit der Realisierung wurde Ende 1999 die damals neu gegründete PSM Marketplace GmbH beauftragt. „Wir haben uns aufgrund einer Empfehlung an die netshare gewandt, um das Geschäftsmodell informationstechnisch umzusetzen“, sagen Michael H. Hoischen und Thomas Berendt, Geschäftsführer der PSM. Die e-Commerce-Spezialisten aus Hannover wurden in einer ersten Phase beauftragt, das bei PSM eingesetzte Baan ERP-System zunächst zu erweitern und auf Basis von E-Enterprise zusätzliche Funktionalitäten für diese Aufgabe bereitzustellen. Später wurden dann alle Funktionen, die mit der Beschaffung unmittelbar zu tun haben, mit einer von netshare selbst entwickelten modularen ASP-Lösung abgebildet. Die ASP-Lösung stellt ein Framework dar, welches weitestgehend auf den Microsoft-Standards für das E-Business aufbaut.

Flexible Beschaffungsprozesse

Am 1. April 2000 konnte nach einer Projektlaufzeit von weniger als 6 Monaten ein erster Echtbetrieb bei der EKO Stahl realisiert werden. Seit dieser Zeit wählen die Mitarbeiter direkt an PC-Stationen in der Produktion ihren Betriebsbedarf aus den verschiedenen, freigegebenen Anbieter-Katalogen aus und bestellen auch gleich online. Jeder Mitarbeiter erhält pro Bestellung ein Limit, das bei Überschreitung lediglich eine Information des Vorgesetzten zur Folge hat. Dieses „weiche“ Limit soll verhindern, dass die Versorgung mit Ersatzteilen beeinträchtigt wird.

Erfahrungsgemäß gilt auch im Einkauf die 20:80-Regel.
Die Artikel, die 20% des Einkaufsvolumens ausmachen, verursachen 80% an Zeit und Kosten.

Die Plattform ist so flexibel, dass auch andere Kriterien bei der Prüfung herangezogen werden können. Bei KBA  in Radebeul wurde ein umfangreiches Prüfverfahren auf Basis von Kostenstellen und Kostenarten realisiert. Dort existieren globale Bestellbudgets jeweils für einen Zeitraum von drei Monaten. Die Bestellungen werden kontinuierlich dagegen gerechnet. Ist das Budget aufgebraucht, muss ein Controller ein Nachtragsbudget bereitstellen. Jeder Mitarbeiter kann zu jeder Zeit einen Report erstellen, um festzustellen, ob noch Budget vorhanden ist. „Dadurch wird gleichzeitig das Kostenbewusstsein bei den Mitarbeitern geschärft“, wissen Hoischen und Berendt.

Neben den Produkten von Piel und Simplex hat PSM im Projekt bei EKO Stahl auch die Katalogartikel von Siemens und zahlreicher anderer Hersteller in das System eingebunden. „Die Integration der verschiedenen Herstellerinformationen ist schon eine Herausforderung“, erklären Hoischen und Berendt. Das netshare Framework unterstützt zwar Standards wie BME-Cat, doch gibt es bei jeder Übernahme Artikel mit Attachments, z.B. technische Zeichnungen, oder Langtexte, die dann gesondert behandelt werden müssen. Gewöhnlich übernimmt das Framework die aus dem ERP-System zur Verfügung gestellten Artikeldaten für den Bestellprozess. Sind diese nicht vorhanden, lassen sich die Daten über eine Schnittstelle auch importieren.

Schnelle Lieferungen

Das Geschäftsmodell von PSM sieht vor, dass die Artikel innerhalb von 24 Stunden geliefert werden. Das setzt voraus, dass die in der ASP-Lösung erfassten Lieferpositionen unmittelbar dem ERP-System bei PSM zur Verfügung gestellt werden. Falls eine Position nicht lieferbar ist, geht eine entsprechende Information an den Lieferanten. Dazu wurde EDIFACT als Kommunikationsstandard in den Systemen implementiert. Bei Piel oder Simpex Hydraulik sind Baan-Systeme im Einsatz, die den automatischen Datenaustausch unterstützen und die Informationen schnell an die Hersteller weiterleiten können.

Die schnelle Lieferfähigkeit wird durch PSM sichergestellt. Das ist besonders bei schnelldrehenden Artikeln oder sogenannte Havarie-Teilen wichtig. Für alle anderen Artikel im PSM-Katalog ist eine Wiederbeschaffungszeit von zwei, in Ausnahmefällen von mehreren Tagen vorgesehen. PSM liefert die Waren direkt an eine der 44 Abnahmestellen im Werk.

Und so funktioniert der Belegfluss: Die vom netshare Framework erzeugte Bestellung wird an das Baan ERP-System bei PSM übergeben und anschließend gegen den vorhandenen Lagerbestand abgeprüft. Ist Ware vorhanden, wird sie ausgeliefert. Die Lieferungen werden dann monatlich zu einer elektronischen Sammelrechnung zusammengestellt. Ist die Ware nicht vorhanden, wird im Baan-System eine Bestellung generiert und per EDI an den jeweiligen Lieferanten übertragen. Wenn dieser liefert, wird der Beleg im ERP-System bei PSM erfasst und in der Sammelrechnung fakturiert.

ASP - kalkulierbar und sicher

Mit der Umstellung auf die netshare eigene ASP-Lösung, die das ERP-System in Teilen ersetzt hat, ist nun die zweite Generation eines eProcurement-Systems bei EKO und seit Januar 2002 auch bei KBA im Einsatz. Eine wesentliche Änderung war, dass das System damit auch auf ASP-Betrieb umgestellt wurde. Die Anwendung läuft im netshare eigenen Rechenzentrum in Hannover. Dort wurden 5 Compaq-Systeme zu einer Rechnerlandschaft und einem SAN (Storage Area Network) zusammengeschlossen, die für nahezu 100%ige Ausfallsicherheit sorgt.

Ein Vorteil für den Endanwender ist, dass die Beschaffungslösung den einzelnen Benutzern über das Internet und einen Browser zur Verfügung gestellt wird – ohne irgendwelche Installationen. Weitere Kostenvorteile kommen beim Anwender hinzu. EKO Stahl hat beispielsweise seit Jahren die SAP-Anwendung ausgelagert und zahlt für jede Transaktion entsprechende Gebühren. Statt eine Vielzahl von Bestellungen und Rechnungen jeden Tag abzuwickeln, bekommt EKO Stahl wie die anderen Kunden vom PSM-System monatlich nur noch eine elektronisch übermittelte Sammelrechnung. Die komplexe Pflege von Artikeln und Lieferanten sowie die früher aufwändige Handhabung mit Tausenden von Einzelbestellungen und das Verbuchen der Einzelrechnungen entfällt komplett. Bei bis zu 250.000 verfügbaren Lieferantenartikeln bedeutet das ein enormes Einsparungspotenzial.