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Modul Dateimanagement

Das Modul "Dateimanagement" unterstützt Ihre unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Kommunikation durch den strukturierten Austausch von Dokumenten, Dateien und Informationen, mit einer komfortablen Berechtigungsvergabe an die beteiligten Benutzer.

Informationen strukturieren, bearbeiten, verteilen

Über die vier Rollen Dateimanager, Autor, Genehmiger und Leser lassen sich effiziente Workflows organisieren, mit denen die Benutzer unter anderem Dateien bearbeiten, organisieren, löschen, kommentieren oder z.B. genehmigen können.

Ihre Vorteile

Kostenersparnis: Platz- und Zeitvorteile durch die zentrale Archivierung von Unternehmensdaten.
Produktivität: Geringere Suchzeiten von Dokumenten. Optimierung von kosten- und zeitaufwendigen, manuellen Arbeitsprozessen.
Wettbewerb: Auf Kundenanfragen kann umgehend reagiert werden.
Verfügbarkeit: Dokumente und Daten sind weltweit jederzeit autorisierten Nutzern verfügbar.

Abbildungen

Folgende Screenshots geben Ihnen einen kleinen Einblick in die Darstellung des Datimanagements:

Eine automatische Versionierung ermöglicht die Zurückverfolgung einzelner Dateiinhalte.

Verfügbare Rollen

Dateimanager

Über die Rolle Dateimanger wird die komplette Verzeichnisstruktur des Dateimanagement-Systems auf der factor-e Plattform verwaltet. Er erstellt, bearbeitet und organisiert Verzeichnisse, legt Nutzungsberechtigungen fest und definiert Genehmigungsabläufe.

Autor

Ein Autor kann innerhalb der für ihn freigeschalteten Verzeichnisse Dateien hochladen, zur Bearbeitung herunterladen und diese Dateien für Benutzer mit der Rolle Leser veröffentlichen. Die Checkout-Funktionalität sorgt dafür, dass nicht mehrere Autoren gleichzeitig auf eine Datei zugreifen können. Eine automatische Versionierung lässt sie dabei die einzelnen Dateistände zurückverfolgen. Über die Rezensionsfunktion können alle an der Dateibearbeitung beteiligten Benutzer versionsbezogene Informationen und Anmerkungen austauschen.

Genehmiger

Der Genehmiger kontrolliert alle zu veröffentlichenden Dateien in den ihm zugeordneten Verzeichnissen. Sowie ein Autor in den entsprechenden Verzeichnissen eine Datei veröffentlichen möchte, bekommt der Genehmiger innerhalb von factor-e eine Nachricht und kann diese Veröffentlichung genehmigen oder ablehnen. Ein Genehmigungsprozess kann bis zu drei Stufen umfassen, so dass eine Datei erst veröffentlicht wird, wenn alle Genehmigungsstufen der Veröffentlichung zugestimmt haben.

Leser

Veröffentlichte Dateien können von Benutzern mit der Rolle Leser heruntergeladen werden, sofern sie mit entsprechenden Nutzungsrechten dem jeweiligen Verzeichnis zugeordnet sind. Darüber hinaus kann ein Leser Rezensionen zu einer veröffentlichten Dokumentenversion verfassen, um Informationen hierüber auszutauschen.